Czy posiadanie pieczątki firmowej jest obowiązkowe?

Przyjmuje się, że pieczątka firmowa jest niezbędna. Zdarza się, że bez niej firmy nie zatwierdzają np. listy płac czy innych ważnych dokumentów. Pieczątki zatem w pewien sposób przyspieszają firmowe procedury. Tymczasem prawne regulacje w kwestii posiadania pieczątki dają przedsiębiorcom wolną rękę, z której mało kto korzysta. W przepisach polskiego prawa brakuje wzmianki o tym, by pieczątki firmowe były wymagane. Ustawodawca mówi wprost, że do identyfikacji podmiotu potrzebny jest numer NIP oraz nazwa firmy. Jeśli już na kimś spoczywa obowiązek posiadania pieczątki, to jedynie na urzędach państwowych. Mimo to w praktyce niemal każda firma posiada swoją pieczęć.

 

Pieczątka firmowa ułatwia dopełnianie formalności

Posiadanie pieczątki firmowej przez podmioty gospodarcze często podyktowane jest względami praktycznymi. Pieczątka, której wykonaniem zajmują się m.in. firmy  poligraficzne, zawiera dane firmy i stanowi niejako podpis firmowy. To zdecydowanie ułatwia przepływ dokumentów między poszczególnymi komórkami przedsiębiorstwa lub kontakty z klientami. Dodatkowo często bywa tak, że obowiązek posiadania pieczęci firma narzuca sama sobie w statutach lub regulaminach.

Zalecane jest posiadanie pieczątki firmowej, jeśli prowadzi się współpracę z pewną grupą podmiotów, m.in. bankami i towarzystwami ubezpieczeniowymi. Zasada ta dotyczy między innymi zaciągania wysokich kredytów, bo wierzyciel ryzykuje spory nakład finansowy, a zatem musi też mieć zaufanie do partnera. W tym wypadku pieczątka świadczy o profesjonalizmie i zwiększa wiarygodność podejmującego zobowiązanie kredytowe. Zresztą nawet bez tego wiele banków w swoich wewnętrznych przepisach nakłada obowiązek identyfikacji klienta poprzez pieczątki.

 

Co powinno znajdować się na firmowej pieczątce?

Jeśli firma zdecyduje się na pieczątkę firmową, należy w niej umieścić podstawowe dane. Są nimi:

• nazwa i adres firmy;
• numer NIP;
• kapitał zakładowy i numer KRS (w przypadku spółek z. o.o).

 

W praktyce jednak firmy na pieczęciach umieszczają dodatkowe dane, które ułatwiają kontakt z nimi. Mowa tu m.in. o numerach telefonu czy faksu, adresie mailowym firmy i stronie www. Dzięki nim pieczątka przestaje być tylko „podpisem”, ale jest także wizytówką, która może okazać się przydatna w interesach z kontrahentami.